การจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต
สำนักงานในอนาคตในระดับแรก
เริ่มนำเอาคอมพิวเตอร์ในสำนักงานมาใช้แล้ว ซึ่งอาจเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือ โน้ตบุ้ค งานพิมพ์เอกสาร งานด้านการประมวลผลคำ และระบบการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นเหตุผลใหญ่ในการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ ทดแทนพิมพ์ดีด หรือแท่นเรียงพิมพ์ ลักษณะการทำงานยังต้องพึ่งพาอาศัยกระดาษอยู่มาก เพราะต้องแจกจ่ายภายในสำนักงาน หรือเผยแพร่ไปยังภายนอก งานเก็บข้อมูล เช่นข้อมูลการขาย ประวัติพนักงาน สถิติการทำงาน หรือยอดสินค้า เมื่อต้องการทราบข้อมูลใดก็สามารถเรียกมาดูที่หน้าจอ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารอ้างอิงได้ คอมพิวเตอร์มักทำงานแบบอิสระ ไม่มีการเชื่อมต่อ ระบบการสื่อสารข้อมูลเป็นแบบ sneaker net
สำนักงานในอนาคตระดับที่สองหรือระดับกลาง
เริ่มก้าวสู่ความเป็นสำนักงานอัตโนมัติที่ไร้กระดาษมากขึ้น มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานเข้าด้วยกันเป็นระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถขจัดขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม จดหมาย บันทึก
มีความสามารถส่งข้อความถึงกันได้ทันที มีความสามารถในการส่งถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา มีระบบแผงข่าว หรือศูนย์รวมข่าว หรือประชาสัมพันธ์ โดยมีการจัดหัวข้อไว้เป็นเรื่องๆ ผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปอ่านหัวข้อที่สนใจ แฟกซ์ สามารถสงถ่ายข้อมูลโดยประหยัดเวลาและมีความแม่นยำสูง มีElectronic Billboard ป้ายโฆษณาอิเล็กทรอนิกส์ที่มีตัวอักษรวิ่ง สามารถช่วยกระจายข่าวและลดจำนวนกระดาษลงได้
สำนักงานอัตโนมัติระดับที่สามหรือระดับสูงสุด
เป็นเทคโนโลยีสูงสุดของสำนักงานอัตโนมัติ มีการใช้กระดาษน้อยที่สุด มีการเชื่อมต่อเครือข่ายในสำนักงานเข้ากับสำนักงานอื่นๆ หรือเครือข่ายอื่นๆ ให้บริการโทรศัพท์ปกติและบริการเพิ่มเติมแก่บริษัทที่เป็นลูกข่าย เช่น การส่งแฟกซ์ภาพนิ่ง หรือข้อมูลต่างๆผ่านเครือข่าย จัดการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย ซึ่งแทบไม่มีกระดาษเกิดขึ้นเลย สอดคล้องกับอาคารสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent Building) ซึ่งใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมเรื่องต่างๆในสำนักงาน
หากประยุกต์ใช้ Zimbra Mail ได้อย่างเหมาะสมลงตัวจะสามารถเข้าถึงความเป็นสำนักงานในอนาคตในระดับที่สามได้ไม่ยากเย็น
เริ่มนำเอาคอมพิวเตอร์ในสำนักงานมาใช้แล้ว ซึ่งอาจเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือ โน้ตบุ้ค งานพิมพ์เอกสาร งานด้านการประมวลผลคำ และระบบการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นเหตุผลใหญ่ในการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ ทดแทนพิมพ์ดีด หรือแท่นเรียงพิมพ์ ลักษณะการทำงานยังต้องพึ่งพาอาศัยกระดาษอยู่มาก เพราะต้องแจกจ่ายภายในสำนักงาน หรือเผยแพร่ไปยังภายนอก งานเก็บข้อมูล เช่นข้อมูลการขาย ประวัติพนักงาน สถิติการทำงาน หรือยอดสินค้า เมื่อต้องการทราบข้อมูลใดก็สามารถเรียกมาดูที่หน้าจอ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารอ้างอิงได้ คอมพิวเตอร์มักทำงานแบบอิสระ ไม่มีการเชื่อมต่อ ระบบการสื่อสารข้อมูลเป็นแบบ sneaker net
สำนักงานในอนาคตระดับที่สองหรือระดับกลาง
เริ่มก้าวสู่ความเป็นสำนักงานอัตโนมัติที่ไร้กระดาษมากขึ้น มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานเข้าด้วยกันเป็นระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถขจัดขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม จดหมาย บันทึก
มีความสามารถส่งข้อความถึงกันได้ทันที มีความสามารถในการส่งถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา มีระบบแผงข่าว หรือศูนย์รวมข่าว หรือประชาสัมพันธ์ โดยมีการจัดหัวข้อไว้เป็นเรื่องๆ ผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปอ่านหัวข้อที่สนใจ แฟกซ์ สามารถสงถ่ายข้อมูลโดยประหยัดเวลาและมีความแม่นยำสูง มีElectronic Billboard ป้ายโฆษณาอิเล็กทรอนิกส์ที่มีตัวอักษรวิ่ง สามารถช่วยกระจายข่าวและลดจำนวนกระดาษลงได้
สำนักงานอัตโนมัติระดับที่สามหรือระดับสูงสุด
เป็นเทคโนโลยีสูงสุดของสำนักงานอัตโนมัติ มีการใช้กระดาษน้อยที่สุด มีการเชื่อมต่อเครือข่ายในสำนักงานเข้ากับสำนักงานอื่นๆ หรือเครือข่ายอื่นๆ ให้บริการโทรศัพท์ปกติและบริการเพิ่มเติมแก่บริษัทที่เป็นลูกข่าย เช่น การส่งแฟกซ์ภาพนิ่ง หรือข้อมูลต่างๆผ่านเครือข่าย จัดการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย ซึ่งแทบไม่มีกระดาษเกิดขึ้นเลย สอดคล้องกับอาคารสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent Building) ซึ่งใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมเรื่องต่างๆในสำนักงาน
หากประยุกต์ใช้ Zimbra Mail ได้อย่างเหมาะสมลงตัวจะสามารถเข้าถึงความเป็นสำนักงานในอนาคตในระดับที่สามได้ไม่ยากเย็น
วิสัยทัศน์ของอินเทลในอนาคตอันใกล้นี้คือ การนำรูปแบบการใช้งานแนวใหม่มาใช้ ซึ่งมาในรูปของคอมพิวเตอร์แบบพกพารุ่นใหม่อย่าง Ultrabook นั่นเอง คอมพิวเตอร์ชนิดนี้จะให้ประสิทธิภาพและคุณสมบัติต่างๆ ของโน้ตบุ๊กที่มีอยู่ในปัจจุบันไปผสมผสานกับคุณสมบัติต่างๆ ของแท็บแล็ต เพื่อให้มีรูปแบบการใช้งานที่สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ด้วยการออกแบบของเครื่องที่บางมาก (บางไม่ถึง 20 มม.) น้ำหนักเบาและดูเรียบหรู ในราคาทั่วไปที่ต่ำกว่า 1,000 เหรียญสหรัฐ (ประมาณ 29,900 บาท) นอกจากนั้น คอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ยังช่วยส่งเสริมให้ผู้บริโภคแต่ละรายสามารถเป็นเจ้าของ คอมพิวเตอร์ได้มากกว่าหนึ่งเครื่อง เพื่อเป็นเครื่องมือในการสื่อสารที่จำเป็น ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน ที่บ้าน หรือขณะอยู่บนท้องถนนก็ตาม
นอกจากนั้นเครื่องคอมพิวเตอร์จะกลายเป็น ศูนย์กลางสำหรับทุกครัวเรือน ไม่ว่าจะใช้เป็นระบบประมวลผลข้อมูล เพื่อความบันเทิง หรือใช้ระบบสื่อสารก็ตาม โดยใช้เทคโนโลยีที่มีวิวัฒนาการอย่าง Wi-Di (Wireless Display) ซึ่งจะเข้ามาเป็นตัวเชื่อมการสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์และทีวีได้ และสมาชิกในบ้านทุกคนสามารถหันมาใช้เวลาอันมีค่าร่วมกันได้มากขึ้น ใน “ยุคแห่งการเติบโตของคอมพิวเตอร์” คอมพิวเตอร์ที่บ้านจะได้รับการใช้งานมากขึ้น และผู้บริโภคจะกลายเป็นศูนย์กลางเพื่อกำหนดประสบการณ์การใช้อินเทอร์เน็ตของ ตนเอง ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ยากจะคาดเดาว่าจะมีอะไรรอเราอยู่ที่ปลายนิ้วในอนาคต อันใกล้นี้
นอกจากนั้นเครื่องคอมพิวเตอร์จะกลายเป็น ศูนย์กลางสำหรับทุกครัวเรือน ไม่ว่าจะใช้เป็นระบบประมวลผลข้อมูล เพื่อความบันเทิง หรือใช้ระบบสื่อสารก็ตาม โดยใช้เทคโนโลยีที่มีวิวัฒนาการอย่าง Wi-Di (Wireless Display) ซึ่งจะเข้ามาเป็นตัวเชื่อมการสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์และทีวีได้ และสมาชิกในบ้านทุกคนสามารถหันมาใช้เวลาอันมีค่าร่วมกันได้มากขึ้น ใน “ยุคแห่งการเติบโตของคอมพิวเตอร์” คอมพิวเตอร์ที่บ้านจะได้รับการใช้งานมากขึ้น และผู้บริโภคจะกลายเป็นศูนย์กลางเพื่อกำหนดประสบการณ์การใช้อินเทอร์เน็ตของ ตนเอง ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ยากจะคาดเดาว่าจะมีอะไรรอเราอยู่ที่ปลายนิ้วในอนาคต อันใกล้นี้
เมื่อถึงจุดหนึ่งในอนาคตอันใกล้นี้ อินเทลคาดหวังว่าการก้าวกระโดดของประสิทธิภาพในครั้งต่อไปจะทำให้ระบบประมวล ผลก้าวไปสู่ยุคใหม่อีกครั้ง ตัวอย่างเช่นคอมพิวเตอร์ที่สามารถรับคำสั่งที่เป็นเสียงพูดและตอบสนองได้ใน ทันที เป็นต้น เราได้เดินทางมาไกลมาก นับตั้งแต่ยุคที่พัฒนาเทคโนโลยีขึ้นมาที่ผู้คนต้องปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยี จนถึงปัจจุบันที่ไลฟ์สไตล์และความต้องการต่างๆ ของผู้คนได้กลายเป็นปัจจัยหลักของการพัฒนาและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ให้กับเทคโนโลยีไปแล้ว ระบบประมวลผลส่วนบุคคลได้กลายมามีความเป็นส่วนบุคคลอย่างที่ไม่เคยเป็นมา ก่อน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น